Conditions Générales de Vente et d'Utilisation Pro

Les présentes Conditions Générales de Vente et d'Utilisation Pro (« CGV Pro ») régissent la souscription, l'accès et l'utilisation des services proposés par CIRCLEMIND SAS sur pro.circlemind.fr (les « Services ») :

• l'adaptation automatisée de Documents en Versions accessibles et multilingues ;
• la consultation de ces Versions accessibles dans le lecteur de CircleMind ;
• leur diffusion par lien et QR code ;
• la gestion d'espaces Organisation et de leurs Utilisateurs autorisés ;
• la consultation de statistiques de lecture.

Les Services sont réservés aux personnes morales et aux personnes physiques agissant dans le cadre de leur activité professionnelle : entreprises, associations, organismes de formation, établissements d'enseignement, administrations et travailleurs indépendants. Ils ne sont pas proposés aux consommateurs.

Conformément à l'article L441-1 du Code de commerce, les CGV Pro constituent le socle de la négociation commerciale. Les conditions générales d'achat du Client ne s'appliquent que si CircleMind les a expressément acceptées.

Les services de la plateforme circlemind.fr destinés aux apprenants et aux créateurs sont régis par des Conditions Générales d'Utilisation et de Vente distinctes.

• Prestataire : CIRCLEMIND SAS, société par actions simplifiée au capital de 2 000 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 100 361 815.
• Siège social : 61 rue de Lyon, 75012 Paris, France.
• TVA intracommunautaire : FR76100361815.
• Contact : admin@circlemind.fr.
• Directeur de la publication : la Présidente de CIRCLEMIND SAS.
• Hébergeur : WISTEE S.A.S., 8 rue Étienne Dolet, 95340 Persan, France, 03 44 02 02 15.

• Client : le professionnel ou l'organisme qui a conclu un Contrat avec CircleMind.
• Organisation : l'espace dédié au Client sur la Plateforme Pro.
• Utilisateur autorisé : toute personne physique habilitée par le Client à accéder à son Organisation.
• Administrateur : Utilisateur autorisé disposant des droits de gestion de l'Organisation.
• Plateforme Pro : l'application accessible à l'adresse pro.circlemind.fr.
• Document : tout fichier transmis par le Client pour bénéficier des Services.
• Version accessible : le résultat de l'adaptation d'un Document, dans une langue donnée, consultable dans le lecteur de CircleMind.
• Lecteur : toute personne qui consulte une Version accessible au moyen de son lien ou de son QR code.
• Palier : la formule souscrite parmi les offres Startup, Starter PME, Business, Institutions, Enterprise et Enterprise+.
• Crédit : unité de consommation décomptée lors de l'adaptation d'un Document, selon le barème de l'article 6.
• Devis : la proposition commerciale de CircleMind précisant les Services, le Palier, le prix, la durée et la date de début.
• Contrat : l'ensemble formé par le Devis accepté, les présentes CGV Pro et leur annexe.

Le Contrat est conclu par l'acceptation du Devis par le Client, au moyen de sa signature, d'un accord écrit ou de l'émission d'un bon de commande y faisant expressément référence. Les présentes CGV Pro et leur annexe sont communiquées au Client avant la conclusion du Contrat ; l'acceptation du Devis emporte leur acceptation.

Le Contrat entre en vigueur à la date de début prévue au Devis. En cas de contradiction, les documents contractuels prévalent dans l'ordre suivant : le Devis et ses conditions particulières, puis l'annexe « Traitement des données personnelles » pour les questions qu'elle régit, puis les présentes CGV Pro. Aucune condition particulière ne peut écarter les obligations impératives relatives aux données personnelles.

CircleMind ouvre l'Organisation du Client et communique les accès de son premier Administrateur à la date de début prévue au Devis.

Selon le Palier souscrit, les Services comprennent :

• le dépôt et l'hébergement de Documents ;
• leur traitement automatisé : reconnaissance de texte, adaptation de la présentation et traduction dans les langues incluses ;
• la création de Versions accessibles et leur consultation dans le lecteur de CircleMind, avec ses options d'aide à la lecture ;
• leur diffusion au moyen d'un lien et d'un QR code ;
• la gestion des Utilisateurs autorisés et des équipes de l'Organisation ;
• des statistiques de lecture agrégées.

Les langues, quotas et éventuelles limites techniques sont précisés dans le Devis.

CircleMind peut faire évoluer la Plateforme Pro pour des raisons techniques, de sécurité, d'amélioration ou de conformité réglementaire, sans réduire de manière substantielle les Services souscrits pendant la période en cours.

Le Devis précise le Palier souscrit, le nombre d'Utilisateurs autorisés, les langues disponibles et le nombre de Crédits inclus.

Un Document est décompté lors du lancement de son adaptation : 1 Crédit jusqu'à 50 pages ou diapositives, 2 Crédits de 51 à 100, 3 Crédits au-delà. Ce décompte inclut la traduction dans les langues du Palier. Le nombre de Crédits est affiché au Client avant le lancement, qui est refusé si le solde est insuffisant.

Lorsqu'une adaptation échoue pour une cause imputable à CircleMind, celle-ci la relance sans nouveau décompte ou recrédite les Crédits débités.

Des Crédits supplémentaires peuvent être commandés sur devis. Le Client peut passer à un Palier supérieur en cours de période, sur devis. Le passage à un Palier inférieur prend effet à la reconduction suivante, sauf accord contraire.

Sauf stipulation contraire du Devis, le Contrat est conclu pour une durée initiale de douze (12) mois à compter de sa date de début. Il est ensuite reconduit tacitement par périodes successives de douze (12) mois, sauf dénonciation par l'une des parties, par écrit, au moins un (1) mois avant l'échéance.

Les dispositions impératives applicables à certaines catégories de Clients, notamment les acheteurs publics, demeurent réservées.

En cas de manquement grave de l'une des parties à ses obligations, l'autre partie peut résilier le Contrat trente (30) jours après l'envoi d'une mise en demeure restée sans effet, sans préjudice des dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre. La résolution peut également intervenir dans les conditions prévues par le Code civil.

La résiliation anticipée à l'initiative du Client, en dehors des cas prévus au Contrat ou par la loi, ne donne pas lieu au remboursement des sommes dues au titre de la période en cours. En cas de résiliation pour manquement de CircleMind, les conséquences financières sont déterminées selon les prestations effectivement fournies.

La fin du Contrat entraîne les opérations de réversibilité et de suppression prévues à l'article 19.

Les prix figurent au Devis, en euros et hors taxes. La TVA au taux en vigueur s'y ajoute. Ils sont fermes pour la période contractuelle en cours.

CircleMind peut proposer une révision tarifaire pour la période suivante en informant le Client au moins deux (2) mois avant l'échéance. Le Client qui refuse la révision peut dénoncer le renouvellement dans les conditions de l'article 7.

Sauf stipulation contraire du Devis, les Services sont facturés annuellement et d'avance, à la date de début de chaque période, conformément aux obligations légales applicables, notamment en matière de facturation électronique.

Sauf stipulation contraire du Devis, les factures sont payables par virement bancaire dans un délai de trente (30) jours à compter de leur date d'émission.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités de retard égales au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix (10) points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce). Une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justification.

Après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours, CircleMind peut suspendre l'accès aux Services jusqu'au paiement complet.

Lorsque le Client est un acheteur public, la facturation, le paiement et les intérêts moratoires suivent les règles de la commande publique.

Le Client s'engage à :

• fournir des informations exactes et les tenir à jour ;
• désigner au moins un Administrateur de son Organisation et veiller au respect du Contrat par ses Utilisateurs autorisés ;
• préserver la confidentialité des identifiants et signaler sans délai toute utilisation non autorisée ;
• utiliser les Services conformément à leur destination ;
• ne transmettre que des Documents dont il détient les droits ou autorisations nécessaires et dont le contenu est licite ;
• s'assurer que les traitements de données qu'il demande reposent sur une base juridique appropriée ;
• ne pas porter atteinte à la sécurité ou au fonctionnement de la Plateforme Pro, ni en extraire le code ou les données par des moyens automatisés.

Le Client gère les habilitations de ses Utilisateurs autorisés au moyen des fonctionnalités de son Organisation.

Le Client conserve les droits dont il est titulaire sur ses Documents et garantit disposer des autorisations nécessaires pour en demander l'hébergement, la transformation, la traduction et la diffusion.

Il concède à CircleMind, pour la durée du Contrat, une autorisation non exclusive et gratuite limitée aux opérations nécessaires à la fourniture des Services : hébergement, reproduction technique, adaptation, traduction et mise à disposition selon ses instructions.

Sous réserve des droits de tiers et des éléments propres à CircleMind, le Client peut utiliser, reproduire et diffuser les Versions accessibles produites dans le cadre du Contrat.

La Plateforme Pro, le lecteur, les gabarits de présentation, les logiciels et les marques de CircleMind restent sa propriété. Le Client dispose d'un droit d'utilisation non exclusif de la Plateforme Pro pendant la durée du Contrat, pour ses besoins professionnels et les usages de diffusion autorisés.

CircleMind n'utilise pas les Documents du Client à des fins de publicité, de revente ou d'entraînement de modèles d'intelligence artificielle.

L'adaptation des Documents repose sur des traitements automatisés : reconnaissance de texte, restructuration, simplification de la présentation et traduction. Certaines opérations utilisent des technologies d'intelligence artificielle fournies par les sous-traitants mentionnés en annexe.

Une Version accessible peut comporter des erreurs, omissions, approximations ou différences par rapport au Document original. Le Client la vérifie avant de la diffuser, en particulier lorsque le Document comporte des informations réglementaires, médicales, juridiques, financières ou techniques. CircleMind reste responsable de l'exécution de ses propres obligations.

Les Services visent à améliorer l'accessibilité, la lisibilité et la compréhension des Documents. Ils ne valent pas certification de conformité aux référentiels RGAA ou WCAG, ni à une réglementation sectorielle. Le Client demeure responsable de ses propres obligations légales relatives aux contenus qu'il diffuse.

Chaque Document dispose d'un lien et d'un QR code. Une Version accessible est consultable par toute personne disposant de ce lien ou de ce QR code, sans création de compte.

Le Client peut demander à tout moment, en écrivant à admin@circlemind.fr, la désactivation d'un lien, la fixation d'une date d'expiration ou la régénération d'un QR code.

Le Client reconnaît qu'un lien communiqué à un tiers peut être transmis à d'autres personnes. Il lui appartient de vérifier que les Documents diffusés peuvent légalement être accessibles à leurs destinataires potentiels.

Lors de chaque consultation d'une Version accessible, CircleMind enregistre la progression, la durée de lecture et les aides à la lecture utilisées. Ces informations sont associées à un identifiant aléatoire propre à l'onglet du navigateur, sans adresse IP, sans cookie et sans donnée permettant d'identifier le Lecteur.

Ces informations sont restituées au Client sous forme de statistiques agrégées. Elles sont supprimées avec le Document auquel elles se rapportent.

CircleMind met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer le fonctionnement, la disponibilité et la sécurité de la Plateforme Pro. Des interruptions peuvent intervenir pour maintenance, mise à jour, incident technique ou force majeure. Les maintenances programmées sont, dans la mesure du possible, réalisées de façon à limiter les perturbations.

Le support est assuré par courriel à admin@circlemind.fr, les jours ouvrés. Les éventuels engagements de disponibilité ou d'assistance renforcée sont précisés dans le Devis.

Chaque partie répond des dommages causés à l'autre du fait de ses manquements contractuels, dans les conditions prévues par la loi et le Contrat.

CircleMind n'est pas responsable des conséquences résultant exclusivement d'une utilisation non conforme des Services par le Client ou d'un contenu illicite transmis par celui-ci, ni des dommages indirects qui ne sont pas la conséquence directe et prévisible d'un manquement contractuel.

Sous réserve des responsabilités qui ne peuvent légalement être limitées, la responsabilité totale de CircleMind au titre du Contrat est plafonnée au montant hors taxes des sommes effectivement payées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Lorsque celui-ci survient avant le premier paiement, le plafond correspond au montant hors taxes exigible pour les douze premiers mois.

Ce plafond ne s'applique pas en cas de faute lourde ou dolosive, de dommage corporel, ni dans les autres cas où la loi interdit une limitation de responsabilité. Aucune stipulation du présent article ne prive d'effet une obligation essentielle du Contrat ni les obligations impératives de protection des données personnelles.

Chaque partie préserve la confidentialité des informations non publiques de l'autre partie dont elle a connaissance dans le cadre du Contrat, notamment les Documents non diffusés, les informations commerciales, techniques et stratégiques et les conditions financières du Devis.

Cette obligation ne s'applique pas aux informations devenues publiques sans violation du Contrat, déjà légalement connues ou obtenues licitement auprès d'un tiers, ni aux divulgations imposées par la loi ou une autorité compétente. Elle s'applique pendant la durée du Contrat et deux (2) ans après sa fin ; les informations relevant du secret des affaires restent protégées tant que les conditions de cette protection sont réunies.

À la fin du Contrat, quelle qu'en soit la cause, le Client dispose de trente (30) jours pour télécharger ses Documents originaux depuis son Organisation. Sur demande adressée pendant ce délai, CircleMind lui transmet ses Versions accessibles dans le format dans lequel elles sont produites.

À l'issue de ce délai, l'Organisation est fermée, les liens et QR codes des Versions accessibles sont désactivés, et CircleMind supprime les Documents, les Versions accessibles et les statistiques associées, sauf obligation légale de conservation.

Les dispositions impératives du règlement (UE) 2023/2854 sur les données, lorsqu'elles sont applicables aux Services, prévalent sur toute clause incompatible.

Pour la gestion de la relation commerciale et des comptes des Utilisateurs autorisés, CircleMind agit en qualité de responsable de traitement, dans les conditions décrites dans sa Politique de confidentialité.

Pour les données personnelles contenues dans les Documents et pour les données de lecture, CircleMind agit en qualité de sous-traitant du Client au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Ces traitements sont régis par l'annexe « Traitement des données personnelles », qui fait partie intégrante du Contrat.

CircleMind peut recourir à des prestataires techniques pour fournir les Services. Lorsqu'ils traitent des données personnelles pour le compte du Client, leur intervention respecte l'annexe. CircleMind demeure responsable envers le Client de l'exécution de ses obligations contractuelles.

Aucune partie n'est responsable d'une inexécution directement causée par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. La partie concernée en informe l'autre dans un délai raisonnable et prend les mesures appropriées pour en limiter les conséquences. Si l'empêchement devient définitif, les conséquences sont déterminées conformément au droit applicable.

Le Client ne peut céder le Contrat sans l'accord préalable écrit de CircleMind. CircleMind peut céder le Contrat dans le cadre d'une restructuration ou d'une transmission de son activité, dans les conditions prévues par le Code civil, en informant le Client. Toute cession entraînant un changement dans le traitement des données personnelles respecte les obligations légales et contractuelles applicables.

CircleMind ne mentionne le nom ou ne reproduit le logo du Client dans ses communications commerciales qu'avec son accord préalable écrit, dans les conditions et limites qu'il précise.

CircleMind peut proposer des modifications des CGV Pro pour tenir compte des évolutions techniques, commerciales ou réglementaires. Sauf accord contraire, elles s'appliquent au Client à la reconduction suivante, après information au moins deux (2) mois avant l'échéance. Les modifications imposées par des dispositions légales impératives s'appliquent dans les conditions prévues par celles-ci.

Le Contrat est soumis au droit français. En cas de différend, les parties recherchent une solution amiable pendant trente (30) jours à compter de sa notification écrite. À défaut d'accord, le litige est porté devant les juridictions compétentes selon les règles légales applicables. Les règles propres aux contrats conclus avec des acheteurs publics demeurent applicables.

Le Contrat exprime l'intégralité de l'accord des parties sur son objet. La nullité d'une stipulation n'affecte pas les autres. Le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation. La version française fait foi.

Les présentes CGV Pro s'appliquent à compter du 12 octobre 2026.

A.1 Objet. La présente annexe encadre, conformément à l'article 28 du RGPD, les traitements de données personnelles réalisés par CircleMind (le « Sous-traitant ») pour le compte du Client (le « Responsable de traitement ») dans le cadre des Services.

A.2 Description des traitements.

• Finalités : adaptation des Documents en Versions accessibles, reconnaissance et structuration de texte, traduction automatique, hébergement et diffusion des Versions accessibles, statistiques de lecture.
• Opérations : réception, extraction, transformation, traduction, stockage, mise à disposition, restitution et suppression.
• Données : données personnelles éventuellement contenues dans les Documents (noms, coordonnées, photographies, autres informations figurant dans les supports) ; données de lecture associées à un identifiant aléatoire (progression, durée, aides à la lecture utilisées).
• Personnes concernées : personnes mentionnées dans les Documents ; Lecteurs.
• Durée : durée du Contrat, puis période de réversibilité et de suppression prévue à l'article 19.

A.3 Instructions documentées. CircleMind traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, sauf obligation légale. Le Contrat, le Devis et les paramétrages réalisés par le Client dans son Organisation constituent les instructions initiales. CircleMind informe le Client si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.

A.4 Confidentialité. Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité, et l'accès aux données est limité à celles qui en ont besoin pour fournir les Services ou en assurer la maintenance.

A.5 Sécurité. CircleMind met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, conformément à l'article 32 du RGPD, notamment :

• le chiffrement des échanges (HTTPS) ;
• l'authentification des Utilisateurs autorisés et le contrôle, à chaque accès, des droits sur chaque Document ;
• la séparation logique des données entre Organisations ;
• la limitation des accès internes aux seules personnes habilitées.

A.6 Sous-traitants ultérieurs. Le Client autorise CircleMind à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants :

• WISTEE S.A.S. (France) : hébergement de la Plateforme Pro et des Documents ;
• Mistral AI (France) : reconnaissance de texte et adaptation automatisée ;
• DeepL SE (Allemagne) : traduction automatique.

CircleMind impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données conformes à l'article 28 du RGPD et demeure responsable de leur respect. Elle informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins trente (30) jours à l'avance, sauf urgence légale ou technique. Le Client peut présenter une objection motivée ; à défaut de solution acceptable, il peut résilier le Contrat sans frais.

A.7 Transferts hors de l'Espace économique européen. Tout transfert de données personnelles hors de l'Espace économique européen est encadré conformément au chapitre V du RGPD, notamment par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et les mesures complémentaires nécessaires.

A.8 Assistance. Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose, CircleMind aide le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, à gérer les incidents de sécurité, à réaliser les analyses d'impact et à préparer les consultations préalables de l'autorité de contrôle.

A.9 Violations de données. CircleMind notifie au Client toute violation de données personnelles concernant les traitements réalisés pour son compte dans un délai de quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance. La notification décrit la nature de l'incident, les données concernées, ses conséquences probables et les mesures prises ou envisagées ; les informations complémentaires sont transmises à mesure de leur disponibilité. Le Client demeure responsable de ses propres notifications à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées.

A.10 Audits. CircleMind met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe. Le Client peut faire réaliser un audit une fois par an au plus, moyennant un préavis de trente (30) jours, à ses frais sauf manquement avéré de CircleMind. Ces limites ne s'appliquent pas aux vérifications rendues nécessaires par un incident ou une obligation légale.

A.11 Données sensibles. Le Client limite les données transmises à celles nécessaires. Il s'abstient d'inclure dans les Documents des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD, notamment des données de santé, sauf nécessité, après s'être assuré d'une base légale appropriée et en avoir informé CircleMind. CircleMind peut refuser un traitement lorsque les garanties nécessaires ne sont pas disponibles.

A.12 Fin du traitement. Au terme des Services, CircleMind permet au Client de récupérer ses données dans les conditions de l'article 19, puis les supprime, sauf obligation légale de conservation. Les données conservées en application de la loi restent protégées et ne sont pas utilisées à d'autres fins.

A.13 Obligations du Client. En tant que responsable de traitement, le Client détermine les finalités, bases légales et durées de conservation, informe les personnes concernées, respecte le principe de minimisation, fournit des instructions licites, réalise les analyses d'impact nécessaires et sécurise les accès de ses Utilisateurs autorisés.

A.14 Durée. La présente annexe s'applique aussi longtemps que CircleMind traite des données personnelles pour le compte du Client, y compris pendant la réversibilité et la suppression.